In der heutigen Geschäftswelt, in der Zeit gleichbedeutend mit Wettbewerbsvorteilen ist, spielt die reibungslose Abwicklung von Geschäftsprozessen eine entscheidende Rolle. Unternehmen setzen zunehmend auf SAP-Workflows, um ihre Abläufe zu optimieren. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Genehmigerfindung – die Kunst, die richtigen Personen zur richtigen Zeit in den Workflow einzubinden.

Wer hat die Zuständigkeit für Antrag XY, bei wem muss ich meinen Urlaub einreichen, wo muss ich mich melden, wenn ich neue Arbeitsmittel benötige? Zuständigkeitsfragen begegnen uns weit über die Grenzen der Arbeit hinaus und kosten vor allem eines: Zeit.

Mit SAP-Workflows hat man die Möglichkeit diese Probleme zu automatisieren. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Realisierung, die von statischen Zuordnungen bis hin zu dynamischen Regeln reichen.

Wer oder was ist ein Genehmiger?

Ein Genehmiger oder auch Bearbeiter genannt, setzt sich aus mehreren Gruppen zusammen.Die erste Gruppe sind die möglichen Bearbeiter. Mögliche Bearbeiter sind die Mitarbeiter, die die grundliegende Aufgabe bearbeiten dürfen. Die nächste Gruppe bilden die zuständigen Bearbeiter. Diese sind für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich. Inwiefern sich die beiden Gruppen unterscheiden, wird an einem Beispiel verdeutlicht: In einem Unternehmen werden Urlaubsanträge von den Teamleitern genehmigt.

Die Teamleiter sind in dem Fall die möglichen Bearbeiter. Der zuständige Bearbeiter ist der jeweilige Teamleiter des Mitarbeiters, der den Antrag stellt. Einfach gesagt sind zwar alle Teamleiter dazu berechtigt, einen Urlaubsantrag zu genehmigen, jedoch hat jedes Team seinen eigenen zuständigen Genehmiger.Die dritte Gruppe bilden die ausgeschlossenen Bearbeiter. Ausgeschlossene Bearbeiter sind Mitarbeiter, die zwar als möglicher oder zuständiger Bearbeiter gelistet werden können, jedoch explizit von der Genehmigung ausgeschlossen werden.

In unserem Fallbeispiel ist dies zum Beispiel ein Teamleiter, der selbst einen Urlaubsantrag stellt. Durch seine Position ist er zwar grundlegend berechtigt, Urlaubsanträge zu genehmigen, jedoch soll er seinen eigenen Urlaub auf keinen Fall genehmigen dürfen. Die Gruppe von Personen, die den Antrag am Ende zur Genehmigung erhalten, nennt man die Empfänger. Damit ein Empfänger gefunden werden kann, muss mindestens ein möglicher Bearbeiter definiert sein, der kein ausgeschlossener Bearbeiter ist. Um am Ende nachvollziehen zu können, wer einen Antrag oder eine Aufgabe genehmigt hat, wird der tatsächliche Bearbeiter im Arbeitsschritt hinterlegt.

Prinzipiell kann es vorkommen, dass zu einem Antrag mehrere zuständige Bearbeiter existieren. Diese werden alle über die zu erledigende Aufgabe informiert. Sollte eine Person die Bearbeitung der Aufgabe starten oder abschließen, wird die Aufgabe aus den Aufgabenlisten der anderen Bearbeiter entfernt. Sollte der Prozess abgeschlossen werden, kann außerdem eingerichtet werden, dass bestimmte Personen über die Beendigung der Aufgabe informiert werden. In dem Fallbeispiel ist dies der Arbeiter, der seinen Urlaubsantrag gestellt hat und zum Ende automatisch benachrichtigt wird, wie über seinen Antrag entschieden wurde.

Von der statischen zur dynamischen Genehmigerfindung

Die einfachste Möglichkeit einen Bearbeiter zu definieren, ist eine feste Zuordnung durch einen Benutzernamen. Eine solche statische Zuordnung kann sinnvoll sein, wenn es einen Hauptverantwortlichen für ein Themengebiet gibt, der alle Anträge genehmigen muss. Dieser Ansatz ist jedoch gerade dann kritisch zu betrachten, sollte die zuständige Person im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend sein. Um dies zu verhindern, gibt es einige Möglichkeiten, die Genehmigerfindung dynamisch zu gestalten.

Eine erste Möglichkeit stellt die Verwendung von Rollen zur Genehmigerfindung dar. Dabei werden Aufgaben an Rollen geknüpft und jeder Mitarbeiter, der die entsprechende Rolle besitzt, bekommt die entsprechende Aufgabe zur Genehmigung zugeteilt. Diese Möglichkeit basiert jedoch auf der statischen Zuweisung zu Rollen. Einen besseren Ansatz verfolgt die Zuteilung des direkten Vorgesetzten der Planstelle. Dafür wird eine sauber gepflegte Organisationsstruktur benötigt. Durch die Arbeit mit der Organisationsstruktur kann die Funktion der “Vertretung” verwendet werden. Dabei werden Benutzer temporär als Vertretung auf dieselbe Planstelle wie die zu vertretende Person gesetzt.

Die dynamischste Möglichkeit ist die Verwendung von eigenen Regeln. Dort können Funktionsbausteine hinterlegt werden, die die gewünschte Logik implementieren. Dabei ist die Funktion lediglich in der Kreativität des Entwicklers beschränkt, der sie implementiert.

Mit dynamischen Prozessen zum Erfolg

Die heutige Unternehmenslandschaft erfordert nicht nur Effizienz, sondern auch Flexibilität in der Abwicklung von Geschäftsprozessen. Die Integration von SAP-Workflows bietet Unternehmen die Möglichkeit, nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch Zuständigkeitsfragen durch eine intelligente Genehmigerfindung zu lösen. Die Vorstellung von möglichen, zuständigen und ausgeschlossenen Bearbeitern verdeutlicht, dass die Herausforderungen der Genehmigerfindung vielschichtig sind. Hierbei spielt nicht nur die Identifikation der richtigen Personen eine Rolle, sondern auch die Definition von klaren Verantwortlichkeiten und Ausschlüssen, um etwaige Konflikte zu vermeiden.

In der Welt der SAP-Workflows wird somit nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Möglichkeit geschaffen, sich agiler auf Veränderungen einzustellen. Die Kunst der Genehmigerfindung wird dabei zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Unternehmen, die ihre Prozesse in der digitalen Ära optimieren und anpassen wollen.

Gerne beraten wir Sie in Fragen der Prozessoptimierung in Ihrer SAP-Umgebeung. Weitere Infos, sowie unser Leistungsportfolio finden Sie HIER.