Damit es läuft: Automatisierte Prozesse effizient und sicher gestalten
Wir vereinheitlichen Geschäftsprozesse, um es den Beteiligten so einfach wie möglich zu machen. Für eine effiziente und zugleich sichere Automatisierung starten wir mit einer umfassenden Bestandsaufnahme: Wer macht was im Unternehmen oder in der Behörde, welche Abteilungen oder Fachbereiche müssen berücksichtigt werden? Wie sind die Abläufe ineinander verwoben, welche neuen Anforderungen gibt es, was wünschen sich die jeweiligen Nutzer:innen der Systeme?
Wir analysieren bestehende Prozesse und schauen, was bereits gut funktioniert und bestehen bleiben kann. Denn es muss nicht zwangsläufig immer alles neu werden. Die Anpassung bestehender Systeme ist genauso möglich wie die Definition neuer oder zusätzlicher Elemente.
Dabei kann die Anwendung ganz klassisch im GUI, also auf der grafischen Benutzeroberfläche mit praktischen Bedienelementen, erfolgen, genauso über eine Web-Lösung oder per Smartphone-App.
Ein Beispiel aus unserem Berufsalltag: In einer Landesverwaltung geht es um den Beschaffungs-Workflow. Für die Bestellung von Büromaterial gibt es bestimmte Genehmigungsstrukturen, die natürlich ganz anders aussehen als für den Kauf von Polizeiausrüstung. Kontrollen im Vier-Augen-Prinzip kommen hinzu, um technische Fehler wie Manipulationsversuche zu verhindern. Manchmal muss für ein Projekt ein bestimmter Vergabeprozess eingehalten werden, Angebote sind einzuholen. Hier gibt es Warengruppen, dort Budgetierungen … jede Menge dynamische Prozesse.
Wir etablieren für alle Genehmigungen des Beschaffungsvorgangs ein weitestgehend vergleichbares Szenario. Dieses Szenario ist an die jeweilige Funktionalität geknüpft und auf andere Workflows übertragbar. Kurz gesagt: Wer es einmal kennt, ist beim nächsten Thema schneller durch. Weil die Anwendung selbst schon genau „weiß“, wo und wann eine Kontrolle stattfindet, wer beteiligt ist und entsprechend informiert werden muss.
In diesem Workflow werden vollziehende, verbuchende und verwaltende Tätigkeiten getrennt – die Handlungsvollmacht liegt nie bei einer einzelnen Person. Gleichzeitig ist der Vorgang durch automatisierte Abläufe schnellstmöglich erledigt.