Fritz Nordersieck hat bereits 1932 mit seiner Aussage „Der Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette“ auf die Wichtigkeit von Geschäftsprozessen hingewiesen. In der heutigen Zeit gehen wir sogar noch einen Schritt darüber hinaus und digitalisieren diese Geschäftsprozesse, indem wir sie vollständig technisch und standardisiert im SAP-System abbilden. Im heutigen Blog-Beitrag wollen wir einen Überblick über die Möglichkeiten von Workflows im SAP-Umfeld geben.

Vom Geschäftsprozess zum Workflow

Um das Thema in Gänze zu verstehen, befassen wir uns zunächst mit der Kennzeichnung eines Geschäftsprozesses. Ein Geschäftsprozess ist, abstrakt betrachtet, eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten, die ausgeführt werden, um ein betriebliches Ziel zu erreichen. Geschäftsprozesse finden sich z.B. in den Bereichen Beschaffung, Produktion oder Vertrieb. Hier müssen zum Beispiel bestimmte Genehmigungen erteilt werden, bevor eine neue Bestellung mit einem bestimmten Warenwert an den Lieferanten geht. Während der Geschäftsprozess also vor allem die betriebswirtschaftliche Seite beschriebt und eher wie ein konzeptionelles Instrument zu betrachten ist, beschreibt der Workflow zusätzlich noch technische Aspekte. Der große Vorteil des Workflows liegt darin, dass dieser nicht nur ermittelt, was zu tun ist, sondern auch wer diesen Arbeitsschritt erledigen muss. Der Workflow ist also eher als eine Art Arbeitsanweisung zu betrachten, die beschreibt, welcher Mitarbeiter, welche Mitarbeitern zu welchem Schritt in der Abfolge was zu tun hat. Dies hat also sehr große Bedeutung für die Koordination von Arbeitsschritten im Unternehmen.

SAP Business Workflows

Die SAP Business Workflows ermöglichen die Konzeptionierung und Ausführung verschiedener Geschäftsprozesse innerhalb eines SAP-Systems. Es können sowohl eigene Workflows entwickelt werden als auch von der SAP bereitgestellte Workflows verwendet und erweitert werden. Die Abbildung von Geschäftsprozessen per Workflow eignet sich besonders gut bei immer wiederkehrenden Abläufen, die zudem viele Schritte beinhalten, die von tatsächlichen Anwendern oder Anwenderinnen im Dialog ausgeführt werden müssen. Ein weit verbreiteter Anwendungsfall ist das 4- bzw. 6-Augen-Prinzip. Anhand dieses Beispiels werden wir uns im Folgenden den SAP Business Workflow anschauen.

SAP Business Workflows in der Praxis – Das 4-Augen-Prinzip

Um zu verstehen, wo die Vorteile des SAP Business Workflow liegen, schauen wir uns zunächst ein bekanntes Beispiel aus der Praxis. Erstellt ein Einkäufer/eine Einkäuferin eine neue Bestellanforderung, so füllt dieser/diese zunächst einen Antrag aus, der anschließend geprüft und genehmigt werden muss. Die entsprechenden Geschäftsregeln, wie zum Beispiel ein 4-Augen-Prinzip, müssen im Anschluss an die Genehmigungsschritte manuell überprüft werden und jeder/jede einzelne Bearbeiter/Beraterin muss prüfen, welche Stelle im Unternehmen für den nächsten Genehmigungsschritt zuständig ist. Dies kann unter anderem von Faktoren wie der Kostenstelle oder auch dem Betrag der Bestellanforderung abhängig sein.

Im SAP Business Workflow setzt man die zuvor konzeptionierten Schritte technisch um. Die Anwender erstellen die Bestellanforderung also direkt im SAP-System und das Sichern dieser löst automatisch den Workflow aus. Nun holt sich der Workflow automatisch alle relevanten Daten, die für die Prüfung der Anforderung relevant sind. Kommt es zu einem Schritt der Abfolge, bei der ein manueller Eingriff durch einen Anwender/ eine Anwenderin erforderlich ist, sucht der Workflow abhängig von den Daten in der Bestellanforderung, die entsprechenden Benutzer heraus, die für die Genehmigung verantwortlich sind. Dies kann zum Beispiel über Organisationseinheiten/Planstellen im Organisationsmanagement oder über die Rollen der Benutzer gesteuert werden, um die Bearbeiterfindung vollständig dynamisch zu gestalten. Außerdem können vorab alle notwendigen Geschäftsregeln auch im Workflow umgesetzt werden. Am Beispiel des 4- oder 6-Augen-Prinzips bedeuten dies, dass Bearbeiter/Bearbeiterinnen, die bereits eine Genehmigung durchgeführt haben, automatisch für alle künftigen Genehmigungsschritte ausgeschlossen werden.

Am Ende des Geschäftsprozesses kann nun noch eine automatisch generierte Mail mit einer Information zur Genehmigung versendet werden. Die Gesamtdauer des Prozesses ist im Vergleich zum nicht-workflowgesteuerten Prozess weitaus besser planbar, da man zu jedem Dialog-Schritt eine gewisse Höchstdauer für die Bearbeitung definieren kann. Ist diese überschritten, kann der Bearbeiter/ die Bearbeiterin oder der Vorgesetzte/die Vorgesetzte benachrichtigt werden. Dies lässt einen generell deutlich verbesserten Überblick über die aktuell laufenden Geschäftsprozesse zu und erleichtert auch das Aufspüren von Schritten, die den gesamten Prozess in die Länge ziehen.

Mittels Prozessautomatisierung ins digitale Zeitalter

Aus den vorangegangenen Beispielen wird deutlich, wo die Stärken von SAP Business Workflows im Vergleich zu traditionell durchgeführten Geschäftsprozessen liegen. Der gesamte Prozess ist mittels Workflows wesentlich einfacher überwachbar und auch die Protokollierung wird durch das SAP-System automatisch vollzogen. Geschäftsregeln müssen zudem nicht mehr manuell überwacht und am Ende kontrolliert werden, sondern werden bereits bei der Konzeption des Workflows berücksichtigt und im Prozess technisch umgesetzt. Dadurch können Regeln wie ein 4- oder 6-Augen-Prinzip sehr einfach umgesetzt und kontrolliert werden.

Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie gerne auf dem Weg in eine digitale Zukunft mit automatisierten Geschäftsprozessen.