SAP-Workflow

Prozesse effizient automatisieren

Was ist ein SAP-Workflow?

SAP Workflows sind ein Sammelbegriff und können eine Vielzahl an technischen Ausprägungen haben. Was jede technische Variante gemein hat, ist der Ursprung in einem Geschäftsprozess. Man kann SAP Workflows immer als eine Abbildung eines Geschäftsprozesses verstehen. Hierbei können es klassische Beschaffungsprozesse sein oder auch zum Beispiel Verwaltungsprozesse im Finanzwesen, dies macht für den SAP-Workflow keinen Unterschied.
Moderne SAP Workflows, sog. RPA-Workflows werden mit Hilfe von SAP Build gebaut und sind in der Lage, die Aktionen eines Sachbearbeiters zu übernehmen und als Agent tätig zu sein.

Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Geschäftsprozesse mit Hilfe von Workflows optimiert werden können, treten Sie gerne mit uns in Kontakt. Unsere erfahrenen Experten helfen Ihnen von der Prozessanalyse über die Implementierung bis zum Support gerne weiter.

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SAP-Workflow: Aufbau und Funktionsweise

Da SAP Workflows in verschiedenen technischen Varianten vorhanden sind, sind diese auch in ihrem Aufbau und ihrer Funktionsweise unterschiedlich. Folgend die gängigsten Arten von SAP-Workflows.

Oftmals, wenn von SAP Workflows gesprochen wird, sind die klassischen SAP Business Workflows gemeint. Hierbei wird entweder eine Vorlage der SAP genommen und anschließend auf die Kundenbedürfnisse angepasst oder aber von Grund auf ein neuer Workflow entwickelt. Dabei sind zusätzlich zu dem obligatorischen Prozess- und SAP-Verständnis auch Softwareentwicklungs-Expertise gefordert.

Hier handelt es sich um eine neue Unterart der SAP Business Workflows. Sie sind weit standardisierter als die klassischen Business Workflows, sind jedoch durch Customizing individuell anpassbar. Dies führt zu einem kürzeren Implementierungszeitraum und erfordert nicht unbedingt Softwareentwicklung-Expertise.

Bei SAP RPA handelt es sich um eine Form der Prozessautomatisierung, bei welcher mit Hilfe von sog. Bots menschliche Interaktionen mit einem System imitiert werden. Besonders geeignet hierfür sind immer gleiche, wiederkehrende und häufig auftretende Aufgaben sowie extrem arbeitsintensive Aufgaben (z.B. im Rahmen einer Datenmigration).

Im Rahmen der Cloud First Strategie hat SAP auch ein neues Workflow-Framework in der BTP eingeführt. Hierüber lassen sich Cloud-Prozesse effizient automatisieren und verwalten. Die Cloud Workflows können in eine hybride Landschaft aus OnPremise und Cloud eingebunden werden, da sie über entsprechende REST- und OData-Schnittstellen verfügen. Die Integration erfolgt mit Hilfe des Cloud-Connectors bzw. der SAP Integration Suite.

Workflow-Entwicklung und -Anpassung

Die Workflow-Entwicklung startet immer mit einer Prozessanalyse. Der zu automatisierende Geschäftsprozess wird im Team bestehend aus SAP-Experten und Fachleuten gemeinsam begutachtet. Je nach Softwaresystem und Geschäftsprozess wird dann die geeignetste Workflow-Lösung gewählt, um den Prozess zu (teil-)automatisieren.

Wir haben mit verschiedenen Systemlandschaften zahlreiche Erfahrungen gesammelt. Von möglichen klassischen Entwicklungen zu Vertreterregelungen, über moderne Fiori-Integrationen in die MyInbox oder auch Automatisieren mittels RPA.

Je nachdem, was Ihre Prozesse und Softwarelösungen erfordern, werden wir mit Ihnen eine individuelle Lösung finden.

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Vorteile und Nutzen für Unternehmen

Die Nutzung von SAP-Workflows bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen:

  • Prozessautomatisierung: Reduziert manuelle Schritte, was Fehlerquellen minimiert und erhöht den Fokus auf die Wertschöpfung in anderen Tätigkeiten.
  • Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Die Menge und der Verlauf aller Prozesse lässt sich im Monitoring klar einsehen zur besseren Steuerung von geschäftlichen Abläufen.
  • Standardisierung: Durch den Einsatz von Workflows folgen die Prozesse einem klar definierten Standard. Dies erhöht nicht nur die Compliance, sondern sorgt auch für schnellere Bearbeitungszeiten.
  • Kommunikation: Die Zentralisierung von Aufgaben in der MyInbox sorgt für klare Kommunikation und Verantwortlichkeiten.

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SAP Workflow Beratung und Implementierung mit OREXES

Wir als OREXES verstehen uns im Rahmen der Workflow-Beratung als End-to-End-Dienstleister. Wir bieten Ihnen von der initialen Beratungsdienstleistung in der Prozessanalyse, über die technische Implementierung inkl. Schulung bis hin zum Workflow-Support und dem Aufbau der einhergehenden Serviceorganisation ein Gesamtpaket. Dies wird ermöglicht durch die Erfahrung, die wir in verschiedenen Fachbereichen (FI, HCM, MM) und bei verschiedenen Kunden (Private & Public) haben gewinnen können. Durch unsere Expertise in anliegenden Themengebieten, wie dem SAP Organisationsmanagement und SAP-Berechtigungswesen, können wir weiterhin integrative Lösungen anbieten, die sich in ihre gegebene Aufbau- und Ablauforganisation einreihen.

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Häufige Fragen zu SAP Workflows

Die häufigsten Fragen rund um SAP-Workflows – von den verschiedenen Workflow-Typen wie SAP Business Workflows und Flexible Workflows über die Automatisierung mit RPA und SAP Build bis hin zur Integration von Cloud-Prozessen über die SAP BTP und SAP Integration Suite.

Die Erstellung von Workflows hängt von den Workflow-Typen ab. SAP Business und Flexible Workflows werden im SAP-System direkt erstellt unter Verwendung der Transaktion SWDD bzw. dedizierten Fiori Apps. SAP RPA und Cloud Workflows hingegen erstellt man mit Hilfe der SAP BTP bzw. SAP Build in der Cloud.

Genehmigungsprozesse können in SAP Workflows kundenindividuell abgebildet werden, vom einfachen 4-Augen-Prinzips über n-stufige Genehmigungsverfahren, prinzipiell gibt es kein technisches Limit. Die Genehmigerfindung lässt sich hierbei über das Organisationsmanagement oder regelbasiert (bspw. basierend auf Berechtigungen) abbilden. Sollte die SAP-Standard Genehmigungsfindung nicht ausreichen, ist es auch jederzeit möglich eine kundeneigene Lösung einzusetzen.

Es gibt eine Vielzahl von SAP ausgelieferten Tools zur Analyse von Workflow-Daten, je nach Zweck - technische oder organisatorische Analyse- sind andere zu verwenden.
Häufig genutzt sind die folgenden Reports (GPT:):
● SWI1: Workitem-Liste
● SWI2*: Fehler, Deadlines, Häufigkeit
● SWI6: Workflows zu Business Objects
● SWEL/SWEQADM – Event-Analyse

Benutzerwechsel und Vertretungen werden im SAP-Workflow über die Aufgaben Vertretung in der Fiori-App MyInbox oder in der klassischen Transaktion SBWP eingerichtet. Mitarbeitende können dort temporäre oder permanente Vertreter festlegen, die ihre Workitems während Abwesenheiten erhalten und bearbeiten. Alternativ kann die Vertretung zentral durch Administratoren gepflegt werden. Bei Benutzerwechseln (z.B. Stellenwechsel) wird die Zuordnung meist über das Organisationsmanagement (OM) oder Rollenpflege angepasst, wodurch neue Genehmiger automatisch ermittelt werden. Es ist auch hierbei möglich, kundeneigene Logiken anzuwenden und die Vertretungen zu erweitern, z.B. um die Rollenvergabe an den Vertreter.

Externe Daten und Systeme werden in SAP-Workflows über Standard-Schnittstellen wie OData-, REST- oder SOAP-Services eingebunden. Der Workflow ruft dabei externe APIs auf, liest Daten ein oder stößt Aktionen in Fremdsystemen an. In der SAP BTP gelingt dies zusätzlich über Integration Services, z. B. SAP Integration Suite. Auch RFCs, Events oder Custom-Services können genutzt werden. So lassen sich End-to-End-Prozesse systemübergreifend automatisieren.

Technisch ist es nicht möglich, einen SAP-Workflow anzuhalten. Der Workflow bleibt automatisch an jenem Dialogschritt stehen, wo ein Genehmiger manuell im System tätig werden muss. Das Neustarten oder Ändern ist in Notfällen möglich, in der Regel ist diese Funktion jedoch den Administratoren vorbehalten und ist nur dann notwendig, wenn eine Ausnahme technischer oder organisatorischer Art eingetreten ist.