Düsseldorf: Projekt mit 50.000 Usern geht erfolgreich live

Bereits 2009 startete der Kunde aus dem öffentlichen Sektor das Programm zur Reform des Haushalts- und Rechnungswesens. Ziel war die Verbesserung der Effektivität und Effizienz der Verwaltung mit Hilfe von IT-Lösungen von SAP.

Mit Unterstützung des Generalunternehmens T-Systems, der die OREXES GmbH engagiert, wird SAP ERP, BI, PI, ein Portal sowie der Solution Manager eingeführt.

Die technische Realisierung erfolgt in drei Phasen. Nachdem 2014 Phase I erfolgreich abgeschlossen wurde, befindet sich das Programm aktuell in Phase II. Innerhalb von Phase II sind am 01.03.2017 drei Pilotbehörden mit über 3600 Usern erfolgreich live gegangen.

Eine besondere Herausforderung bestand in der Einführung von SAP SRM, das alle Module zu strategischen Ausrichtung und operativen Abwicklung der Beschaffungsprozesses eines Unternehmens abbildet. SRM wurde beim Kunden als eigenes System installiert und soll zu einer Optimierung der Beziehung zu Lieferanten, der Reduzierung von Prozesskosten und Durchlaufzeiten führen.

Das SRM wurde in den Beschaffungsbereich des gesamten SRM des Kunden eingeordnet, was die Einführung der Module MM, SD und PM notwendig machte. Nach der Implementierung dieser drei Module wurde das OM integriert, ohne das die Verwendung von SAP SRM nicht möglich ist. Die SAP-Komponente OM ermöglicht die Abbildung einer aufgabenbezogenen, funktionalen Organisationsstruktur und beschreibt Beziehungen der einzelnen Organisationsobjekte. Mittels des von OREXES-Beratern entwickelten OM-Modells können die organisatorischen und logistikrelevanten Daten zusammengeführt und über Systemgrenzen hinweg zentral in einem System verwaltet und in Satellitensysteme verteilt werden. Das OM-Modell wird in die anderen Systeme wie das BI, den Solution Manager, etc. mittels SAP Standardprozessen repliziert.

Die dezentrale Benutzer- und Ministammverwaltung durch den Kunden selbst bleibt davon unberührt. Dieser systemübergreifende Ansatz führt zu signifikanten Verbesserungen in folgenden Bereichen:

• Zusammenführung von Aufbau-/ und Ablauforganisation der einzelnen Abteilungen des Kunden
• Zentrale, systemübergreifende Zusammenführung von Benutzern und HCM-Ministämmen
• Automatisierte, aus dem Organisationsmodell abgeleitete Ermittlung von Kontierungselementen in der CA-TS Zeiterfassung
• Einsatz des OM in den Genehmigungsworkflows des SRM

Aufgrund der hohen Personalfluktuation beim Kunden entschied sich die OREXES dazu, die Berechtigungsverwaltung über das OM abzuwickeln.

Wurden die Rollen (Berechtigungen) bisher direkt einer Person (Benutzerkennung) zugeordnet, ermöglicht die in das OM integrierte Berechtigungsverwaltung eine indirekte Rollenzuordnung über die Planstelle.

Der erfolgreiche Abschluss der Phase II, innerhalb derer diverse Prozesse vereinfacht, automatisiert und revisionssicher gestaltet wurden, erfolgte mit der Anbindung weiterer 47 Abteilungen am 01.01.2018 mit der ca. 50.000 User live gesetzt wurden.